不要做「吃掉時間」的2件事

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不管工作多忙、多累,一定要有「心境的轉換」。到大自然走走,看到年輕人、老人、小孩,跟上班的情境不一樣,心情也跟著轉換,思考會開闊許多。

時間過得很快,又是新的一年了。過去這一年,發生很多事,我的工作節奏也有些變化。雖然自統一超商退休,但感覺上好像變得更忙,時間更不夠用。

一來,面對新的職務,我必須花很多時間去了解、研究。其次,外務太多,例如接受媒體採訪、到學校上課、與各界人士見面、聽取意見等等,都佔據我很多時間。

不過,這種忙碌的狀況是暫時性的,因為每隔一陣子,我就會對時間的運用做自我檢討與反省,思考該如何調整。

認真說起來,我覺得自己時間的管理還算Ok,2、30年來對於如何有品質地運用時間,也頗有感受。我認為工作無論多忙、多累,一定要有「心境的轉換」。

舉例來說,每天早上,我會和太太一起去運動、走路,除了可以互相聊天、溝通外,也讓自己有機會到外面走走、看看。

不管是誰,如果每天只有工作,壓力會變得很大,看事情的角度也會比較狹隘。而一旦到了外面,與大自然接觸,看到年輕人、老人、小孩,跟上班的情境不一樣,心情會跟著轉變,思考會開闊許多。

現代人每天工作都很忙,但工作的安排不應該一個接一個,中間一定要有轉圜的空檔與時間。如果一直沒有休息,你會感到疲倦,做事也不會有效率。更糟糕的是,你會連獨處、思考的時間都沒有。

工作和生活融合,也是一種轉換

對我而言,把工作和生活融在一起,也是轉換的一種方式。

有人講工作時認真工作,玩就盡情的玩,但我是混在一起的。我隨時可以批公文,祕書傳給我的訊息,我也會馬上回覆,不會擱很久。我人或許已經下班,或許在山上、在車上,但隨時都能處理工作,即使旅行時也一樣。現在什麼都電子化,做這些事就更方便了。

我的做法比較像是把工作分散、時間分散,而不是集中起來,拼命在工作。如此一來,你隨時可以切換到不同的情境與心境,不會覺得壓力很大。

也許有人會說,放假時還要工作,太辛苦了。事實上,這是心態的問題,你把它看得很自然,就不會覺得辛苦。這些本來就是該做的事,早晚都要做的。

如果累積工作,一件事要花幾個小時才做得完,又忙又累;但若能將工作分散、安插在生活的片段裡面,事情不積壓,處理起來也比較輕鬆,成效反而更好。

把複雜簡單化

時間管理的另一個重點,則是「複雜簡單化」,無論講話或做事,都要有焦點,不能什麼都講,什麼都做。

我常看到很多員工,報告事情時講很多很多,但聽的人完全不知道重點在哪裡,那是把簡單的事情複雜化了。你花那麼多時間做簡報,但效益並不好。每個人都要練習抓重點,這會節省你跟別人很多無謂的時間。

當然,安排工作的優先順序也很重要。如果事關未來企業成長的動力,即使不是迫在眉睫,我也會多花一點時間在上頭。

例如,過去統一超商推出很多方案,像CITY CAFÉ、賣熟食、開大型店等,都是重要的計劃,但大家可能心存疑慮,我就會引導他們,多花點時間也是應該的。

至於細部的執行工作,我就不用管太多,他們自己可以做得很好。當主管的人什麼都做,自己很辛苦,部屬也會沒責任感,全都等著你下指令,結果就是主管疲於奔命,重要的事反而沒時間做。

不要做吃掉時間的事

反過來說,如果你是一般上班族,你要知道部門最重要的任務是什麼,老闆的期望是什麼,盡量把時間放在重要的事情上,而非不分輕重緩急,有事情就做。

很多人總覺得自己整天很忙,但時間還是不夠用,其實,他很可能是在窮忙。我們往往會做些吃掉時間的事而不自知。

1. 不要把時間花在讀完一份八卦報紙

例如,我常覺得納悶,為什麼有人可以花1、2個小時看完一整份八卦報紙,其實裡頭真正有用的資訊並不多。你輸入一些負面資訊到大腦裡,自然無法輸出什麼有品質的東西來。

2. 漫無目的玩手機、上網、聊天、應酬
此外,漫無目的的玩手機、上網、聊天、應酬,都會無形中消耗我們的時間。 當然,這些事不是不能做,但要看你怎麼妥善分配與安排。我認為生活簡單,時間就會夠用。 人的時間是有限的,你若無法好好掌握,很快就過去了。一天過得很快,一年也過得很快。時間總是需要好好把握,在一年的開始,跟所有讀者共勉。

 

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